القواعد العامة للتعامل داخل اجتماعات العمل

سلوكك كمشارك في اجتماعات العمل :
احرص
على الحضور في الوقت المناسب لأن تأخيرك يظهر تجاهلا لرئيس الاجتماع خاصة
إذا كنت في بداية حياتك العملية ، وإذا كان تأخيرك بسب عذر ضروري فيجب
الاعتذار لرئيس الاجتماع .
في حالة الحضور إلى الاجتماع لأول مرة ، عليك بتعريف نفسك للمجتمعين ورئيس الاجتماع .
تذكر أن هذا الاجتماع للعمل فقط ولا داعي لسرد النكت والفكاهات التي تضيع الوقت.
تابع أحداث الاجتماع وما يقال خلاله واظهر احترامك للمتحدث مهما كان وزنه أو رأيه.
لا تقاطع محدثك ، ويمكن أن تقوم برفع يدك لتلفت الانتباه أن لديك ما تقوله .
لا تجلس بترهل واسترخاء لأن ذلك يظهرك في حالة ملل وكأنك متأهب للنوم .
لا تخطط أو ترسم في الأوراق التي أمامك لأن ذلك يزعج المتحدث كثيرا .
دون الملاحظات القيمة لأنها قد تفيدك في المستقبل ويمكنك الاستعانة بها في الاجتماعات القادمة .
يجب شكر رئيس الاجتماع في نهاية الجلسة .

العديد
من المنظمات تطلب شبابا للعمل في العلاقات العامة وتنظيم المعارض
والمؤتمرات ، وقد تستعين بك إحدى هذه المنظمات وتوليك مسئولية إدارة
الاجتماعات سوء مع العملاء أو الموظفين أو الاجتماعات العامة للشركة أو
اجتماعات التفاوض مع شركات أخرى وما إلى ذلك من أنواع الاجتماعات ، ولذلك
استعد من الآن لتعرف ما

هو الدور الذي يلعبه منسق الاجتماعات :

فكر
جيدا في ميعاد الاجتماع ، ومن الأفضل أن يكون الاجتماع صباحا حيث تكون
الناس في أحسن حالاتها النفسية والعقلية ، وأن يتم مراعاة موعد الإجازات
الدينية لفئات المجتمع.
يجب أن تخطر المشاركين في الاجتماع قبل عقده بوقت كاف ، ويمكن أن يكون من أسبوعين إلى أربعة أسابيع فيما عدا الاجتماعات الطارئة .
جرب أجهزة التسجيل أو جهاز عرض الشرائح إذا كان سيستخدم في الاجتماع وتأكد من سلامة أجهزة العرض جميعها قبل الموعد مباشرة .
توزيع جدول أعمال الاجتماع قبل موعد عقده لإعطاء المشاركين فرصة للتفكير والإعداد للموضوعات المطروحة .
تقديم المشاركون الجدد إلى الاجتماع بأسلوب رقيق .
أن تنبه رئيس الاجتماع إلى الوقت كلما زاد الوقت المحدد لمناقشة نقطة معينة في جدول الأعمال .
احرص على أن تجعل مكان الاجتماع مريحا للجميع وأن يتخلل الاجتماع فترة راحة .
إبلاغ المجتمعين بموعد الاجتماع المقبل .

لا تتكلم من ورقة فعيوب خطيب الورقة :
صوت ممل رتيب يدعو إلى الفتور .
منشغل بالورقة أكثر من الاتصال بمستمعيه .
تعثر إذا خرج عن الورقة وأراد العودة إليها .
هيئته جامدة لا تتغير .
شعور المستمعين بأنه ينقل تجربة غيره .
أشياء هامة تضمن لك رسالة قوية ومفهومة من الآخرين :
عندما تتحدث في اجتماع ما فإن ذلك يحتاج إلى مهارة خاصة
تختلف عن مهارات الحديث العادي بين الأفراد ، ولكي تضمن رسالة ناجحة عليك باتباع الآتي :
اختر عنواناً جذاباً لكلمتك .
اللجوء إلى التصوير أو التشبيه للمساعدة في تقريب المعنى إلى ذهن المستمعين .
استخدام وسائل الإيضاح مثل شرائط الفيديو أو عرض الشرائح أو الصور الفوتوغرافية .
تزويد موضوع الحديث بإحصائيات متى أمكن ذلك .
تزويد
موضوع الحديث بأقوال أو استنتاجات لباحثين أو علماء لتأكيد المعنى ، وإذا
فعلت ذلك فيجب أن يكون دون تكلف أو تعالي على الآخرين .
ضرب الأمثلة أو ذكر تجارب الآخرين والتي ترتبط بموضوع الحديث .
تمتع بروح الوفرة واجمع أكبر قدر من المعلومات.
لا تجمع إلا المعلومات الصحيحة الموثقة .
التركيز والتعميق في موضوع واحد أفضل من التوسع والتعميم.
ابحث
عما يريده المستمعين ، فإذا تحدثت خلال الاجتماعات عن كيفية تطوير المؤسسة
أو خطط العمل أو زيادة الربحية فلن يقاطعك أحد أو يهمل حديثك .
اعرف ما يجب أن تقوله ، ثم تكلم بثقة ودون خوف .
احذر التكرار وكثرة استدعاء الأفكار .
لا تطول في مقدمة الحديث وانتقل بسرعة إلى الموضوع الذي يهم المستمعين .
قدم رسالتك وما تريد بوجه بشوش يريح المستمعين ثم اختم حديثك بتحية رقيقة .

يعتبر الاستعداد النفسي أحد العناصر الأساسية لنجاحك فعليك أن تتخلص من :
الخوف من المواجهة
عدوى الخوف .
الاهتمام الزائد ببعض الحاضرين .
المبالغة في تفسير تصرف أحد الحاضرين .
التجربة السابقة الفاشلة .

كما يجب عليك تجنب بعض الأفكار السلبية ومن أهم أسبابها :
عدم الثقة بالنفس .
الرغبة في النجاح من أول مرة .
التوتر والعصبية الذائدة .

الخوف إحساس طبيعي :
لأن الخوف عاطفة طبيعية فطرية عندما تواجه أي حاسة من حواسنا الخمسة الخطر .
وإذا ما سيطرت عليه فإنه يصبح شيئاً مفيداً أما إذا شل حركتك فهو أمر ضار .
وأحسن ما تفعله للسيطرة على الخوف هو معرفة كل ما نستطيع معرفته عن موقفنا الذي يسبب التوتر .

لكل مدير شخصيته .. كيف يمكنك التعامل مع الأنماط المختلفة منهم؟
يختلف
تعاملك مع مديرك في العمل عن تعاملك مثلا مع المدرس في المدرسة أو الجامعة
، فالحياة العملية مختلفة تماما وأنت تسعى جاهدا لكي تثبت نفسك وتظل في
وظيفتك فهي بالنسبة لك أصبحت مصدر رزقك ، ولكن وكما تشير الإحصائيات إلى أن
الفرد يغير عملة من 7 إلى 10 مرات في بداية حياته ومن ضمن أسباب ترك العمل
عدم معرفة التعامل مع المديرين ، فالعديد من الشباب يعتبرون أنفسهم
مقهورون في العمل وأنه يجب أن يعاملهم المدير معاملة أفضل حتى ولو كان هذا
المدير يتصرف بطريقة مقبولة ، فحماس الشباب الزائد ونظرته الإيجابية نحو
نفسه قد تجلب عليه العديد من المشاحنات والمشاكل مع أصحاب العمل ، ولكن ليس
معنى ذلك أن على الشاب أن يرضخ لأوامر المدير بدون تفكير ، أو أن يتساهل
معه دوما ، ولكن عليه أن يفهم مديره ويعامله على هذا الأساس ، وتخلص أشهر
أنواع المديرين فيما يلي:

النمط المسوف :

وهو الذي
يبتكر ويختلق الأعذار والمبررات التي تساعد على التأجيل في اتخاذ القرار أو
عمل أي شئ ، وعليك أن تتبع مع هذا النمط منطق الصبر والمحاولة والتكرار
إذا كان لديك طلب مقدم له ، وإذا باءت محاولاتك بالفشل عليك أن تسأله
مباشرة عما يمكن أن تفعله أو الاتجاه بالطلب هذا لما هو أعلى منه في السلطة
مثلا كرئيس مجلس الإدارة .

النمط المحافظ :
وهذا النوع
يتجنب المخاطرة ولا يحب تجريب الأشياء وقد يرفض النتائج التي يتوصل إليها
غيره ، والأسلوب الأمثل للتعامل مع هذا الفرد أن توضح له الضمانات الكفيلة
بنجاح اقتراحاتك وأن تتكلم معه بلغة الأرقام وتبتعد عن الخيالات والأحلام
الوردية التي لا يؤمن هو بها ، بل عليك أن تعلن له أنك مستعد لتحمل
المسئولية بالنسبة للموضوع الفلاني فهو غاليا ما يخاف المخاطرة خوفا على
مركزه ويفضل وجود شخص ما يتحمل ذلك ، وقد تستفيد بتنفيذ جميع اقتراحاتك إذا
ما كنت هذا الشخص بالنسبة له.

النمط المتهور :
يستجيب
بسرعة ويندفع بدون التفكير في العواقب ، ولكي تستطيع التألم معه عليك أن
توضح له أنك تريد منه أن يسألك عن عملك دون أن يسأل الآخرين لأنه لو فعل
ذلك من الممكن أن تضيع منك الوظيفة نتيجة وشاية أحد ، وعليك أيضا أن تبني
جسورا من الود معه ولا تعترض على قراراته وقت الانفعال بل يمكن أن يكون ذلك
بأسلوب بسيط بعد أن يهدأ.

النمط الديمقراطي :
عادة ما
يكون هذا النوع من المديرين يحب أن يكون لكل شخص من الموظفين شخصيته
المستقلة ولذلك يلجا إليهم في اتخاذ القرارات أو تنفيذ أية مقترحات ، ولذلك
فعليك أن تشرح له وجهة نظرك دائما سواء بالموافقة أو الرفض لأن ذلك سيزيدك
احتراما لديه .

النمط الحساس :
يبالغ في الخوف من الوحدة
والسخرية ، وعليك بالحذر الشديد في التعامل مع هذا النوع فد يفهم مقترحاتك
على انها تعني أنه غير كفء بمنصبه ولا يفعل شيئا ، ولكن عليك بالثناء على
ما يوله إذا استح ذلك وأن تنقل له الأخبار السارة والكلمات الرقيقة التي
تال عنه ولكن دون تكلف أو نفاق ، وبذلك سوف يتخذك كصديق وستستفيد من هذه
العلاقة كثيرا.

النمط الحالم :
يغرق في الأماني متجاهلا
الحقائق ، وهنا عليك أن تحلق معه في سماء أحلامه وطموحاته ولا تذكر له
السلبيات كثيرا ، بل عليك أن تكون إيجابيا وتقترح عليه التطوير المستمر ،
وتحدثه عن شخصيات حققت نتائج جيدة ، وعن كيفية أن يطور الإنسان نفسه وشركته
.

النمط السار :
وهو دائما يرى الجانب الجيد من الحياة
ومن تصرفاته وله الدرة على التضحية من أجل الآخرين ، ولهذا فعليك أن تتعامل
معه بحذر في المواقف التي تقابل قراراته فيها بالرفض ، بل حاول أن تكون
أنت من الذين يسعون لتحقي أهدافه وتنفيذ مقترحاته إذا كانت فعلا توافق
أهدافك ، وحاول أن تكون من المقربين إليه دوما وأن تقيم معه بعض العلاقات
الشخصية الأخرى مثل أن تتصل به في المنزل أثناء تغيبه ، أو تهنئه بمناسبة
على التليفون المحمول الخاص به.

النمط المتحرر :
يعتقد
القائد المتحرر أن واجبه الأساسي هو خلق مناخ العمل الذي يساعد الأفراد على
أداء واجباتهم ومبادراتهم الذاتي واعتمادا على جهودهم الخلاقة ، ويعتقد
أيضا أن دوره يتلخص في التوجيه العام دون الدخول في التفاصيل التنفيذية
ويميل إلى تفويض السلطات للعاملين ، ويعد هذا النوع من أفضل أنواع المديرين
، ويمكنك كسب ثقته من خلال :
ناقشه دائما في القرارات التي يتخذها
وفر له معلومات كاملة عن ظروف العمل وكيف يمكن القضاء على السلبيات
اجعل روحك المعنوية مرتفعة أمامه ، واجعله يشعر أنك تفكر في التطوير والمستقبل دائما
ناقشه في تطوير أداء الموظفين وحدثه عن تجار شركات ناجحة أخرى
تحدث معه أحاديث جانبية وكلمه عن حياتك الشخصية لتشير من خلالها على الجانب الإنساني الإيجابي في شخصيتك.
وبشكل
عام عليك أن تحترم وقت رئيسك مهما كانت شخصيته ، وأن تعرف الوقت المناسب
لعرض ما لديك من عمل عليه، وفي حالة وجود مشكلة في العمل ومطلوب عرضها على
رئيسك عليك أن تدرس المشكلة لتقدمها إليه مرة واحدة حتى لا يتكرر دخولك
عليه باستمرار، وتقبل ملاحظات رئيسك بنفس راضية.
أفضل طريقة لزيادة
المرتب أو الحصول على ترقية أو مكافأة أن تقدم لرئيسك ما يثبت استحقاقك
لذلك عن طريق عرض منجزاتك والمسئوليات الإضافية التي تقوم بها.. والوقت
الإضافي الذي قمت فيه بأعمال عاجلة على أن يكون أسلوبك في العرض هادئاً
ومهذباً وليس مستفزاً أو مثيراً.
ابتعد عن الأساليب الخطأ للحصول على
حقك في زيادة الأجر ، مثل كثرة الحديث عن حاجتك إلى المال أو تقارن نفسك
بزميل زاد أجره ، مؤكداً أنك تؤدي عملاً أكثر وأهم منه لأن ذلك يخلق
المتاعب بينك وبين رئيسك من جانب ، وبينك وبين ذلك الزميل من جانب آخر فهذه
الأساليب لا تليق بإنسان لبق يحرص على حب الآخرين ويحاول الفوز بثقتهم .

» مدي خضوع شركات خدمات البترول للضريبة العامة علي المبيعات
» ما هي المعالجة المحاسبية لفروق فحص ضرائب الدخل والمبيعات وكسب العمل ؟
» ثمرات العمل الصالح في العشر
» جوله داخل الحدود
» صور سيارات خطيرة 2008